“Das universitäre Umfeld ist sehr dynamisch und entwickelt sich ständig weiter”, erklärt Jörg Andenmatten. Als Leiter Informatik verantwortet er den gesamten IT Bereich der FernUni Schweiz. “Als wir uns 2012 für Odoo entschieden haben, standen wir vor der Herausforderung, dass wir unsere Daten an verschiedenen Orten über verschiedene Systeme bewirtschaftet haben. Das war schwierig, zeitintensiv und aufwändig”, so Jörg Andenmatten.
Heute hat die FernUni Schweiz all ihre Daten in der Business-Software Odoo vereinheitlicht und zentralisiert. Odoo, als All-in-One ERP ist das Kernsystem der Software-Architektur und führt die Prozesse aus den Bereichen Finanzen, Personal sowie die Hochschul- und Studentenadministration zusammen.
Hohe Komplexität und Aufwand in der Lohn- und Personalverwaltung
Bei der Organisation ihrer Lohn- und Personalverwaltung stand die FernUni vor einer Herausforderung, die typisch für das Bildungsumfeld ist: Die meisten ihrer Mitarbeitenden sind Lehrpersonen. Deren Profile und Anstellungsverhältnisse ändern sich oft. Teilweise gar semesterweise. Weiter sind viele von ihnen in Teilzeitpensen beschäftigt und kommen aus verschiedenen Kantonen oder dem Ausland.
“Das alles wirkt sich direkt auf die Verträge, Löhne sowie Leistungen aus und führt zu einer sehr hohen Individualisierung und vielen Spezialfällen für unsere Lohn- und Finanzbuchhaltung. Eine Komplexität, die keine Seltenheit im Bildungsumfeld ist,” konkretisiert Jörg Andenmatten.
Das Ziel der FernUni war es, den gesamten Lohnprozess zu automatisieren, damit die manuelle Bearbeitung der Spezialfälle reduziert und der Verwaltungsaufwand verringert werden kann.
“Wir arbeiten schon seit mehr als einem Jahrzehnt mit braintec zusammen”, erläutert Jörg Andenmatten. “Natürlich war es für uns ein riesiger Vorteil, dass braintec ein Swissdec-zertifiziertes Lohnmodul im Angebot hat, das unseren Anforderungen entsprach sowie einfach und ohne Schnittstellen in unsere bestehenden Apps Odoo Accounting und Odoo Personal integriert werden konnte”, führt der Leiter Informatik weiter aus.
Automatisierung im Lohnprozess
Die Einführung des Swissdec-zertifizierten Lohnmoduls hat der FernUni den gewünschten Mehrwert gebracht. Dank dem einheitlichen Lohnmeldeverfahren ELM bzw. dem Schweizer Lohnstandard von Swissdec entfällt für die Finanz- und Personalverantwortlichen der Bildungsinstitution das manuelle Ausfüllen von unzähligen Formularen vollständig. Sie können nun alle relevanten Lohndaten wie zum Beispiel Quellensteuer, AHV-Informationen, Lohnausweise, einheitlich, digital und direkt an verschiedene Partner wie die kantonalen Steuerämter, AHV-Ausgleichskassen oder Unfall- und Krankentaggeld-Versicherungen liefern.
Mit dem Swissdec-zertifizierten Lohnmodul haben wir unseren Verwaltungsaufwand deutlich reduziert, Fehlerquellen minimiert und unsere Effizienz gesteigert. Zudem können wir eine 100%ige Genauigkeit und Compliance sicherstellen.
Jörg Andenmatten, Leiter Informatik FernUni Schweiz
“Mit der Beratung und dem Customizing für unsere Spezialfälle durch das Projektteam von braintec sind wir sehr zufrieden. Ebenso mit dem Support während der Einführungsphase. Die Experten von braintec standen uns stets zur Seite und unterstützten uns bei jeder Frage und Herausforderung. Die automatisierte Abwicklung des gesamten Lohnablaufs mit dem Swissdec-zertifizierten Lohnmodul ist ein Highlight. Es ist eine der besten Lösungen, die auf dem Markt ist”, so Jörg Andenmatten.
FernUni Schweiz
Die FernUni wurde 1992 gegründet und ist heute führend im Bereich des universitären Fernstudiums in der Schweiz. Alle Bachelor- und Master-Studiengänge sowie die Weiterbildungsangebote sind über die Schweiz hinaus anerkannt und können berufsbegleitend absolviert werden. Mehr als 2’300 Studierende absolvieren derzeit ihr Studium parallel zu ihrem Berufs-, Sport- oder Familienleben an der FernUni.
Lohnmodul für Odoo
Mehr über das Swissdec-zertifizierte Lohnmodul und wie Sie dieses nahtlos und ohne Schnittstellen in Ihre Odoo Apps Buchhaltung und Human Resources integrieren.
Mehr zu Swissdec
Erfahren Sie mehr über die Vorteile der Swissdec-zertifizierten Lohnbuchhaltung. braintec ist offiziell zertifizierter Partner von Swissdec.