Das Traditionsunternehmen Kindschi produziert Liköre, Spezialbrände und Spirituosen nach traditionellem Handwerk und in industriellen Mengen. Neben den selbst gebrannten Spezialitäten importiert und vertreibt Kindschi exklusive alkoholische Produkte von internationalen Marken und Destillerien.
Mit der nahtlosen Integration von allen wesentlichen Geschäftsprozessen in der Business Software Odoo hat Kindschi seine Produktivität signifikant gesteigert und mehr Effizienz erreicht: Aufträge werden schneller abgewickelt, die Lagerverwaltung wurde optimiert und die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen vereinfacht. Zudem ermöglicht die industriespezifische Lösung von braintec für die Alkoholbranche, Produkte und Produktionsschritte zurückzuverfolgen sowie automatisierte Berichte für die gesetzlich vorgeschriebene Deklaration zu erstellen.
In diesem Odoo Use Case werden die einzelnen Schritte, die zu diesem Erfolg geführt haben, im Detail erläutert. Ebenfalls zeigen wir, welche Odoo Applikationen im Standard verwendet werden und welche Funktionen von braintec massgeschneidert oder neu entwickelt wurden.
Digitale Integration mit der All-in-One-Software Odoo
Ziele
Das Hauptziel von Kindschi war, alle Geschäftsprozesse zu digitalisieren und damit auch
- sämtliche Prozesse in einem System integrieren
- Daten mit wenigen Klicks nutzbar machen
- Unmengen von Papier loswerden
- Transparenz und Einheitlichkeit erreichen
Weiter wollte Kindschi die Effizienz steigern und
- Lücken und Brüche zwischen verschiedenen Systemen schliessen
- Excel und Word ersetzen
- nahtlose Arbeitsabläufe etablieren
- den Mitarbeitenden eine Plattform bieten, die sie befähigt ihre Arbeit einfacher und schneller zu erledigen
Als Unternehmen in der Alkoholindustrie war ein besonders wichtiges Ziel die Erfüllung von regulatorischen Anforderungen wie
- die Bereitstellung von Berichten gemäss Alkoholgesetz und für rechtliche Zwecke
- die flexible Konfiguration von gesetzeskonformen Reports
Vorprojekt
In mehreren Workshops haben die Odoo Experten von braintec gemeinsam mit dem Geschäftsführer und den Verantwortlichen der einzelnen Bereiche die Anforderungen von Kindschi präzise erfasst. Dabei wurden ein Backlog mit den Prioritäten und der Fahrplan für die Umsetzung der einzelnen Aufgaben bis zur vollständigen Odoo-Implementierung festgelegt.
Prozessintegration
Die Prozessintegration war der anspruchsvollste und zeitaufwendigste Teil der Implementierung. Sie erforderte eine sorgfältige Planung, Konfiguration und Testphase.
Die einzelnen Geschäftsprozesse wurden von den Experten von braintec in drei Phasen in Odoo abgebildet. Für einen reibungslosen Übergang wurden auch Schnittstellen zu Drittsystemen integriert und verbunden. Die Mitarbeitenden von Kindschi konnten bereits nach der Umsetzung der ersten Phase mit Odoo arbeiten. Dadurch haben sie sich schrittweise und rasch an das neue System gewöhnt. Odoo ERP überzeugte sie denn auch sofort, was die weitere Einführung erleichterte.
Gesetzliches Reporting
In der Schweiz müssen Produzenten und Händler von alkoholischen Erzeugnissen ab einem bestimmten Alkoholgehalt bzw. Volumen-Prozentsatz ihre Warenbewegungen genau und detailliert ausweisen. Die Deklaration bezieht sich auf den reinen bzw. 100 % puren Alkohol.
Um diese gesetzlichen Bestimmungen einzuhalten, hat braintec eine branchenspezifische Lösung entwickelt, mit der die erforderlichen Berichte flexibel erstellt werden können. So werden die Lagerbewegungen, basierend auf ihrem Ausgangs- und Zielort sowie dem Bearbeitungsverfahren für die verschiedenen Herstellungsschritte, erfasst.
Während des monatlichen Deklarationsprozesses kann die Datei für den Bericht mehrmals generiert werden. Sobald der endgültige Bericht fertig ist, werden die Werte gesperrt, um die Kontinuität im Berichtswesen sicherzustellen und die Einhaltung der regulatorischen Vorgaben zu gewährleisten.
Die Odoo-Applikationen im Einsatz
Finanzen und Löhne
Die Finanzbuchhaltung von Kindschi wurde in Odoo Accounting digitalisiert. Gleichzeitig wurde auch die Swissdec-zertifizierte Lohnbuchhaltung von braintec nahtlos in die Finanzbuchhaltung integriert.
Dank der Salärlösung mit dem einheitlichen Lohnmeldeverfahren (ELM) und der automatischen Zeiterfassung nach Schweizer Gesetzgebung, erledigt Kindschi seine Personal- und Lohnprozesse einfach und komplett digital.
POS und Verkauf
Kindschi nutzt verschiedene Vertriebskanäle, um seine erlesenen Produkte zu verkaufen:
Instore: Kindschi betreibt einen eigenen Shop. Damit im gesamten Verkaufsprozess Schnittstellen reduziert und Transaktionen effizient durchgeführt werden können, wurde Odoo POS implementiert.
Grosshandel: Das KMU ist ein bevorzugter Lieferant von nationalen und lokalen Supermärkten sowie Restaurants und Bars. Damit das Verkaufspersonal flexibel auf die individuellen Bedürfnisse der Firmenkunden eingehen kann, wurde Odoo Verkauf eingeführt. Die Vertriebsmitarbeitenden erstellen nun Angebote und Verkaufsaufträge direkt bei den Kunden vor Ort auf ihren mobilen Geräten.
eCommerce: Auf kindschi.ch können die Kunden die alkoholischen Spezialitäten online erwerben. Die Odoo Website mit dem Odoo Online-Shop ist sowohl für Privatpersonen (B2C) als auch für Firmenkunden konzipiert. Den B2B-Kunden steht jeweils ihr gesamter Produktkatalog inklusive den individuellen Preisen zur Verfügung.
Lager und Produktion
Die Lagerverwaltung, der Produktionsprozess sowie der Betrieb der eigenen Verkaufsstelle für alkoholische Produkte erfordert die Einhaltung von strengen regulatorischen Vorgaben. Zudem unterhält Kindschi mehrere Lager, von denen eines direkt innerhalb der Produktion liegt. Ein weiteres, externes Lagerhaus befindet sich in der Nähe von relevanten Transportknotenpunkten und wird von einem Drittanbieter bewirtschaftet.
Für eine effiziente und übersichtliche Lagerverwaltung wurden die leistungsstarken Odoo Applikationen, Odoo Lager und Odoo Fertigung sowie ein EDI-Connector implementiert.
- Damit ein transparenter und gesetzlich konformer Kommunikationsfluss sichergestellt werden kann, wurde im externen Lager der Austausch von Liefer- und Zahlungsdokumenten via EDI-Connector über einen SFTP-Server organisiert. Die EDI-Schnittstelle ermöglicht den Empfang, die Verarbeitung und den Versand von Geschäftsdokumenten im standardisierten EDI-Format (Electronic Data Interchange).
- Vor der Einführung von Odoo mussten die Lagerbestände jede Nacht mit verschiedenen Systemen abgeglichen werden, um die Ein- und Ausgänge nachzuverfolgen. Mit Odoo Lager findet der Abgleich automatisch und in Echtzeit statt.
- Im Fertigungsprozess arbeitet Kindschi mit den Standardfunktionen von Odoo wie zum Beispiel mit den Stücklisten und Fertigungsaufträgen. Für das KMU besonders relevant sind die Vorgangsarten, um die verschiedenen Lagerbewegungen zu verfolgen und diese an die Behörden zu melden.
Einkauf und Administration
Die Anfragen für die verschiedenen Produkte und Einkaufsbestellungen werden im Backoffice von Kindschi bearbeitet. Mit der Einführung von Odoo wurden die Workflows im Wertschöpfungsprozess reibungslos miteinander verbunden und die Mitarbeitenden haben im Nu Zugriff auf alle relevanten Informationen.
So auch in den Finanzabläufen: Alle Transaktionen werden direkt in die Finanzbücher übernommen und können einfach mit der Holding Marussia Beverages Group, zu der Kindschi gehört, ausgetauscht werden. Dank dieser Automatisierung sparen die Mitarbeitenden in der Administration von Kindschi viel Zeit und erledigen ihre Arbeit mit wenigen Klicks.
Kindschi Söhne AG
Gegründet im Jahre 1860 in Davos, ist Kindschi heute die grösste Destillerie des Kantons Graubünden. Die Produkte vereinen reines Quellwasser mit besten Zutaten. Genauso steht Kindschi für eine Melange aus Tradition und Innovation.
Unser Projektleiter, Lukas Minder, präsentierte diese Erfolgsgeschichte auch an der Odoo Experience 2023 in Belgien. Den Talk sehen sie hier: