Post Baulogistik: “Die Flexibilität von Odoo überrascht uns jedes Mal aufs Neue”

Post Baulogistik: “Die Flexibilität von Odoo überrascht uns jedes Mal aufs Neue”

Die Schweizerische Post bietet mit ihrer Businessunit Baulogistik innovative Dienstleistungen rund um die Logistik auf dem Bau. Im Interview erzählen Josef Himmelsbach, Leiter Operations Baulogistik, und Daniel Häusermann, Leiter Projekte und Services, wie die Post mit braintec und Odoo ihre Geschäftsprozesse digitalisiert hat.

Könnt ihr uns erzählen, was die Mission von Post Baulogisitk ist?

Wir haben uns darauf spezialisiert, die Logistik auf Baustellen zu professionalisieren und zu zentralisieren. Wir bieten umfassende logistische Lösungen aus einer Hand. Unsere Kunden sollen sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können, während wir alle logistischen Aufgaben übernehmen. 


Von der strategischen Planung im Vorfeld bis zur operativen Durchführung auf der Baustelle. Wir organisieren den An- und Abtransport und sorgen dafür, dass die Materialien effizient und termingerecht an ihren Bestimmungsort kommen. Unser Fokus liegt auf Baustellen, die mit logistischen Herausforderungen wie begrenztem Platz in innerstädtischen Gebieten, Zeitdruck oder generellen Schwierigkeiten bei der Materialflusssteuerung konfrontiert sind. 


Vor welcher Herausforderung stand die Post Baulogistik vor der Implementierung von Odoo?

Vor Odoo haben wir unsere Daten in Word und Excel bewirtschaftet. Unsere Mitarbeitenden mussten Informationen zwischen verschiedenen Systemen hin und her transferieren. Dies war nicht nur ineffizient, sondern auch unübersichtlich und redundant. Uns fehlte eine durchgängige Plattform, auf der wir unsere Arbeitsabläufe einfach darstellen und unsere Prozesse vereinheitlicht und optimiert verwalten konnten.

Welches Ziel sollte durch die Einführung von Odoo ERP erreicht werden?

Unser Ziel war es, alle unsere Geschäftsprozesse miteinander zu verbinden und ganzheitlich abzudecken. Da unser Geschäftsmodell hybrid ist und wir Lösungen sowohl für die Logistik als auch für den Bau bieten, sind unsere Anwendungsfälle sehr unterschiedlich. Die Anforderungen an die Software, mit der wir die Digitalisierung vorantreiben, waren dementsprechend hoch und vielfältig. Zudem war es entscheidend, dass das ERP auch mit unserem Wachstum Schritt halten kann.

Daniel Häusermann, Leiter Projekte und Services Post Baulogistik


Das Rennen hat schliesslich die Business ERP Odoo gemacht. Wie kam's dazu?
Wir haben verschiedene Business ERP Software miteinander verglichen. Odoo hat uns direkt beeindruckt, weil es mehr als ein ERP ist und unsere Bedürfnisse auf nur einer einzigen Plattform erfüllte. Weiter ist Odoo äusserst flexibel, skalierbar und bestens in Drittsysteme integrierbar.


Wieso habt ihr braintec als Partner für die Implementierung von Odoo gewählt?

Von den vier Anbietern, die wir angeschaut haben, hat braintec von Anfang an unsere individuellen Bedürfnisse genau verstanden. Bereits im Use Case haben die Experten von braintec einen Grossteil unserer spezifischen Anforderungen in Odoo abgedeckt. Diese hervorragende Beratungsleistung hat uns überzeugt.


Könnt ihr die Geschäftsprozesse beschreiben, die Post Baulogistik mit Odoo digitalisiert hat?

Odoo unterstützt bei uns drei Schlüsselbereiche: Den Vertrieb und Aussendienst, sowie das Personalwesen. Diese Prozesse spielen in unserem Arbeitsalltag eng zusammen und Odoo verbindet sie nahtlos.

Wie unterstützt die Zeiterfassung in Odoo die Projektabrechnung von Post Baulogistik?

Wir rechnen unsere Projekte meistens nach geleisteter Arbeitszeit ab. Deshalb ist für uns die Zeiterfassung besonders wichtig. Dank Odoo können unsere Mitarbeitenden jetzt ihre Arbeitsstunden selbst erfassen und direkt auf die jeweiligen Projekte rapportieren. Das ermöglicht nicht nur eine effiziente Projektabrechnung, sondern auch die unkomplizierte Validierung und fixfertige Erstellung von Rechnungen auf Grundlage der erfassten Daten. 


Was für Vorteile bietet Odoo ERP für das Personalwesen und den Vertrieb?

Unsere Mitarbeitenden können ihre Ferien und anderen An- und Abwesenheitszeiten via Odoo selbstständig organisieren und genehmigen lassen. Diese Umstellung hat den Arbeitsalltag – insbesondere auch für unsere Mitarbeitenden in der Administration – spürbar erleichtert. Als Teil der digitalen Transformation haben wir übrigens auch alle Mitarbeitenden mit digitalen Geräten ausgestattet. So können sie von überall und jederzeit auf Odoo zugreifen, da sie dafür nur eine Internetverbindung benötigen.


Für die Erstellung von Angeboten nutzen wir die Vertriebs-App. Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche können wir Angebote einfach und schnell ausarbeiten und direkt von der Baustelle versenden. 


Wie hat Odoo die Arbeitsdokumentation für Euer Team verbessert?

Früher mussten unsere Mitarbeitenden bei Mängeln oder zusätzlicher Regiearbeit auf der Baustelle zwei separate Formulare ausfüllen, um ihre Arbeit zu dokumentieren. Jetzt sind Mängelanzeigen und Regierapporte als Arbeitsvorlagen in der Odoo Aussendienst App zentralisiert. Neu finden wir auch alle Informationen an einem Ort und nicht mehr verstreut in Excel-Tabellen, E-Mails und anderen Dokumenten. Unsere Arbeitsdokumentation und Mitarbeiterplanung sind dadurch viel einfacher geworden.


Was sind Eure Highlights bei der täglichen Arbeit mit der Odoo Enterprise Software?

Unsere Mitarbeitenden arbeiten gerne mit Odoo und schätzen es, ein herausragendes Arbeitswerkzeug erhalten zu haben. Besonders hervorzuheben ist das positive Feedback zur einheitlichen Gestaltung von Vorlagen und der Möglichkeit zur Individualisierung von Rapporten. 


In Bezug auf das Nutzererlebnis überzeugt Odoo ERP durch seine Flexibilität und Funktionalität. Vor allem die Flexibilität von Odoo überrascht uns jedes Mal aufs Neue. Mit nur wenigen Klicks können wir die gewünschten Dokumente mühelos zusammenstellen und haben eine totale Übersicht.


Könnt Ihr den Nutzen, den Ihr mit der Einführung von Odoo mit braintec erzielt habt, quantifizieren?

Wir konnten den Aufwand in der Administration erheblich reduzieren. Durch die gewonnene Effizienz haben wir eine Zeitersparnis von 30% bis 40% erreicht.

 
Josef Himmelsbach, Leiter Operations Post Baulogistik


Wie war die Zusammenarbeit mit braintec?
Die Zusammenarbeit mit dem Odoo Partner braintec funktionierte wunderbar. Wir haben das erreicht, was wir erreichen wollten. Die Tatsache, dass das Team von braintec innerhalb von Tagen spezifische Funktionsweisen bereitstellen konnte, hat uns besonders überzeugt. Die Zusammenarbeit ist unkompliziert und sehr konstruktiv.


Wie sieht der Ausblick für die zukünftige Digitalisierung mit Odoo aus? 

Mit dem erfolgreichen Abschluss der ersten Phase haben wir den Grundstein für die Integration sämtlicher Geschäftsprozesse in Odoo gelegt. Jetzt stehen wir am Anfang der nächsten Phase. Diese nehmen wir zusammen mit braintec sehr motiviert in Angriff. Das Ziel ist die vollständige Digitalisierung in Odoo, damit wir alles unter einem Dach haben. Darauf freuen wir uns sehr.

Im Bauherren Podcast Schweiz gibt Josef Himmelsbach weitere Einblicke wie die Post Baulogistik mit digitalisierten Prozesse ihre Effizienz gesteigert hat: 

Podcast Episode: Baulogistik neu gedacht

Die Odoo Roadshows 2024 mit braintec