Grüne Erde's Journey to digital excellence with braintec and Odoo
Since 1983, the Austrian furniture manufacturer and catalogue retailer Grüne Erde has stood for sustainable, socially fair products and eco-efficient business practices. The strong growth of the Grüne Erde Group called for a new, modern and enterprise-wide software solution. braintec successfully digitised the company using the ERP system Odoo.
The Grüne Erde Group produces and sells over 6'000 articles for living and sleeping, fashion and natural cosmetics. The ecologically and fairly manufactured products are made in the company's own factory in Austria and sold in 14 stores in Austria and Germany as well as through mail order and an online shop. Around 550 employees work in production, sales and administration.
Wachstum trifft auf gewachsene Strukturen
In den letzten Jahren ist die Grüne Erde Gruppe schnell und erfolgreich gewachsen. Das Wachstum hatte Auswirkungen auf alle Bereiche und insbesondere auf die Abläufe in der Produktion, Logistik, im Lager und dem Vertrieb in mehr als einem Dutzend Stores und dem florierenden Versandhandel.
"Unser Ziel war es, die Datenqualität zu verbessern und die verschiedenen Abläufe zu harmonisieren, um in den Regelprozessen eine hohe Standardisierung zu erreichen“, erklärt Darja Kneissl. Als Leiterin des Prozessmanagement-Teams und Product Owner Odoo treibt sie die Digitalisierung bei Grüne Erde voran.
Die IT-Landschaft des österreichischen Unternehmens war sehr heterogen. Sie bestand aus einer jahrzehntelang entwickelten Individualsoftware für den Online-Versandhandel, Excel-gestützter Produktionsplanung und zahlreichen manuellen Arbeitsschritten. Vieles lief isoliert und beruhte auf dem Wissen einzelner Mitarbeitenden – zuverlässig, aber wenig skalierbar.
„Es war an der Zeit, die historisch gewachsene Systemvielfalt abzulösen und eine einheitliche, zukunftsfähige Lösung zu schaffen", so Darja.
Mit dieser Vision startete Grüne Erde eine Ausschreibung.
"Unser Ziel war es, die Datenqualität zu verbessern und die verschiedenen Abläufe zu harmonisieren, um in den Regelprozessen eine hohe Standardisierung zu erreichen“.
Darja Kneissl
Leiterin Prozessmanagement-Team und Product Owner Odoo Grüne Erde
Digitaler Aufbruch mit Odoo und braintec
In Workshops mit den internen Fachabteilungen und externen Systemanbietern wurden mehrere ERP-Systeme geprüft. Die Wahl fiel auf Odoo. Ausschlaggebend waren
- die Modularität von Odoo und die breiten Anwendungsmöglichkeiten über die Kernprozesse hinaus.
- die flexible Abbildung von individuellen und komplexen Prozessen in einer zentralen Plattform unterstützt durch den Open-Source-Ansatz.
- die hohe Benutzerfreundlichkeit und intuitive Bedienung für ein Team mit vielen Teilzeitmitarbeitenden.
- die einfache Anbindung an Drittsysteme.
Die Entscheidung für braintec als Implementierungspartner fiel aufgrund der umfassenden Erfahrung mit Odoo-Rollouts in Großunternehmen und dem tiefen Verständnis für komplexe Unternehmensstrukturen.
Agile und schrittweise Projektumsetzung
Die Umsetzung wurde in zwei Phasen unterteilt: Supply Chain und Vertrieb.
“Wir hatten Entwicklerteams auf beiden Seiten, die eng miteinander zusammengearbeitet haben. Die Fachleute aus den Abteilungen von Grüne Erde und die Odoo-Experten von braintec waren ein tolles Match”, freut sich Darja.
Gearbeitet wurde agil und mit vielen kleinen Soft-Rollouts im Sinne von Pilotversuchen. Bereits in der ersten Projektphase wurden einzelne Produktpiloten live geschaltet und von den Mitarbeitenden von Grüne Erde unter realen Bedingungen getestet, analysiert, angepasst und weiterentwickelt. “So konnten wir Fehler sehr früh ausmerzen, Risiken minimieren, Verbesserungen rasch umsetzen und die Prozesse kontinuierlich optimieren”, führt Darja weiter aus.
„Wir wollten einen Partner, der nicht nur das System versteht, sondern auch unsere Werte und unsere Vielschichtigkeit. Bei braintec waren wir von Anfang an überzeugt: "Sie haben den Odoo Spirit verinnerlicht und beraten uns nicht nur bei der technischen Umsetzung, sondern auch bei der Transformation von Standardprozessen“.
Die Lösung: Maßgeschneiderte Prozesse für mehr Effizienz
braintec hat die zentralen Prozesse in Einkauf, Produktion, Lager sowie im Vertrieb von Grüne Erde nahtlos in Odoo digitalisiert. Eine besondere Herausforderung war die mandantenübergreifende Einführung der Prozesse bis hin zur innerbetrieblichen Verrechnung. Heute sind alle Arbeitsschritte vernetzt und laufen Hand in Hand.
Fokus Vertrieb
Alle Kundendaten sind zentral in Odoo erfasst und ermöglichen eine schnelle, persönliche und transparente Kundenbetreuung. Vom Erstkontakt bis zur Nachbetreuung ist der Omnichannel-Vertrieb von Grüne Erde via stationärem Geschäft, Versandhandel und Onlineshop konsistent organisiert und bietet ein nahtloses Einkaufserlebnis.
Marketingaktionen mit Gutschein- und Promotionsangeboten lassen sich nun direkt in Odoo planen und in zielgerichtete Kampagnen transformieren.
"Da wir als Versandhändler in diesen Bereichen besonders kreativ sind, haben wir gemeinsam mit braintec sehr viele Erweiterungen eingebaut, die es auch in den neuesten Odoo-Versionen noch nicht gibt."
Fokus Supply Chain
Das Produktmanagement legt die Stammdaten an, erfasst und listet neue Produkte und pflegt eine saubere Produktstruktur in Odoo.
Über eine Schnittstelle zur Dispositionssoftware von Grüne Erde werden die entsprechenden Einkaufsbestellungen bei den Lieferanten vorberechnet und an Odoo transferiert. Via Odoo erfolgt dann die tatsächliche Freigabe und der Bestellprozess bis zur Anlieferung und Einlagerung im Zentrallager.
Der Warenausgang in Richtung Endkunde läuft über eine komplexe Routensteuerung, die sich an der Art des Produktes, der Lieferadresse und dem Lagerort orientiert. Dabei werden zwei geographisch getrennte Lagerhäuser in Österreich berücksichtigt. Versendet werden die Produkte via verschiedene direkt angebundene Postversanddienstleister sowie einige Speditionsfirmen.
"Ein Highlight war definitiv der Moment, als das erste Paket automatisiert über Odoo abgewickelt wurde.“
Gemeinsam in Richtung Digitalisierung
Eine der größten Herausforderungen während der Odoo-Implementierung war, die Prozesse und Zusammenhänge vollumfänglich zu verstehen und das breite Spektrum der Odoo-Apps zu überblicken. “Gerade zu Beginn war nicht immer klar, wo wir hinschauen müssen und wie die Abläufe ineinandergreifen. Durch die enge und lösungsorientierte Zusammenarbeit mit braintec waren wir immer in der Lage, den besten Weg zu finden“, führt Darja aus.
Selbst während des laufenden Betriebs gelang die Überführung der Beschaffungsaufträge sowie die Lagerumstellung souverän. Ohne Datenverluste. Ohne Betriebsunterbruch. Auch die Migration auf eine neue Odoo-Version erfolgte mitten im Projekt.
„Dass wir all diese Herausforderungen meistern und während des regulären Betriebs umsetzen konnten, ohne dass das Kartenhaus zusammenstürzt oder Informationen verloren gehen – darauf sind wir besonders stolz", betont Darja.
Modulverantwortliche für User Experience
Ein zentraler Erfolgsfaktor war die Einführung von Modulverantwortlichen bei Grüne Erde. Sie agieren als Schnittstelle zwischen den Abteilungen, treiben die Weiterentwicklung voran und sichern mit internen Trainings langfristig den Wissenstransfer. Die Modulverantwortlichen schulen ihre Kolleginnen und Kollegen sowohl in ihrem jeweiligen Aufgabengebiet als auch in angrenzenden Bereichen.
“So wollen wir das Verständnis für unsere Gesamtprozesse fördern und die Nutzung von Odoo für alle Beteiligten möglichst intuitiv und effizient gestalten. Der regelmäßige Austausch mit den Teams hilft uns, Optimierungspotenziale frühzeitig zu erkennen und praxisnah umzusetzen“, erklärt Darja.
Digitalisierung, die wirkt
Durch die Einführung von Odoo konnte Grüne Erde folgende Verbesserungen erzielen:
- Vereinheitlichung der Systemlandschaft über alle Unternehmensbereiche der Grüne Erde Gruppe.
- Transparenz über Bestände, Prozesse und Produktionsschritte – in Echtzeit und standortübergreifend.
- Reduktion von Medienbrüchen und manuellem Aufwand
- Stärkere Automatisierung bei gleichzeitig hoher Flexibilität für individuelle Abläufe.
„Ein großer Erfolg ist, dass wir durch Odoo den Intercompany-Aspekt bei Grüne Erde verankern konnten. Alle Gesellschaften arbeiten jetzt auf dem gleichen System. Das reduziert den Wartungsaufwand und gibt uns die Freiheit, Odoo dort einzubinden, wo es den größten Mehrwert bringt“.
Ausblick: Odoo wächst mit
Aktuell arbeiten Grüne Erde und braintec daran, weitere Unternehmensbereiche in Odoo zu integrieren – etwa die Auftragserfassung im stationären Handel oder neue Vertriebskanäle. Zudem ist geplant, die ersten Pilotbetriebe an Odoo anzuschließen, um den Verkaufsprozess noch nahtloser und effizienter zu gestalten.
“Die Implementierung von Odoo mit braintec ist für uns kein abgeschlossenes Projekt, sondern der Start in eine langfristige Partnerschaft. Mit einem Digitalisierungs-Baukasten, der mit uns weiter wächst. Jetzt, wo wir die vielfältigen Möglichkeiten von Odoo und die Zusammenarbeit mit braintec erfahren haben, sind wir sehr motiviert, die digitale Transformation weiter voranzutreiben und uns kontinuierlich weiterzuentwickeln“, schließt Darja.
Über Grüne Erde
Seit mehr als 40 Jahren vereint die Grüne Erde Gruppe Nachhaltigkeit, Verantwortung, Umweltverträglichkeit mit höchster Qualität und Design. Das Sortiment mit über 6000 Artikel in den Bereichen Wohnen und Schlafen, Mode und Naturkosmetik zeichnet sich durch eine große und individuelle Vielfalt an Produkten aus reinen Naturmaterialien in hoher Funktionalität, Handwerkskunst und Design aus. Die sozial fairen Produkte werden in der eigenen Produktionsstätte in Österreich gefertigt und in 14 Stores in Österreich und Deutschland sowie im Versandhandel bzw. Onlineshop vertrieben. Rund 550 Mitarbeitende sind für die Grüne Erde Gruppe in Produktion, Verkauf und Verwaltung tätig.