Depuis 1983, le fabricant et distributeur autrichien de meubles Grüne Erde incarne des produits durables, socialement équitables et écologiquement responsables. La croissance rapide du groupe a nécessité la mise en place d’une solution logicielle à l’échelle de l’entreprise. braintec a réalisé avec succès la numérisation sur le système ERP Odoo.

Grüne Erde conçoit et commercialise plus de 6 000 articles dans les domaines de l’aménagement intérieur, du sommeil, de la mode et des cosmétiques naturels. Les produits, fabriqués de manière écologique et équitable dans son propre site de production en Autriche, sont vendus dans 14 magasins en Autriche et en Allemagne, ainsi que par correspondance et via une boutique en ligne. L’entreprise emploie environ 550 personnes dans la production, la vente et l’administration.

Croissance face à des structures historiques

Grüne Erde a connu ces dernières années une croissance dynamique et soutenue. Celle-ci a impacté tous les secteurs de l’entreprise notamment la production, la logistique, la gestion des stocks et les ventes, que ce soit en boutique ou en ligne.

"Notre objectif était d’améliorer la qualité des données et d’harmoniser les différents processus afin d’atteindre un haut niveau de standardisation dans nos opérations”, explique Darja Kneissl, Cheffe des processus et Product Owner Odoo.

L'écosystème informatique de l’entreprise était jusque-là très hétérogène: un logiciel maison développé sur plusieurs décennies pour la vente en ligne, une planification de la production sur Excel, et de nombreuses tâches manuelles. Ces systèmes isolés reposaient souvent sur le savoir d’employés spécifiques – fiables, mais peu évolutifs. 

"Il était temps de remplacer cette diversité de systèmes hérités par une solution unifiée et pérenne", poursuit Darja.

Avec cette vision, Grüne Erde a lancé un appel d’offres.

Avancer dans le numérique avec Odoo et braintec

Des ateliers réunissant les équipes internes et des prestataires externes ont permis d’évaluer plusieurs systèmes ERP. Le choix s’est porté sur Odoo pour:

• Sa modularité et ses fonctionnalités étendues, allant bien au-delà des processus de base.
• Sa flexibilité, permettant de modéliser des processus complexes et personnalisés sur une plateforme unique, grâce à son approche open-source.
• Sa grande simplicité d'utilisation et son usage intuitif, idéale pour une équipe comptant de nombreux collaborateurs à temps partiel.
• Sa facilité d’intégration avec d’autres systèmes tiers.
  
  

Le choix de braintec comme partenaire d’implémentation s’est appuyé sur leur grande expérience des déploiements Odoo à grande échelle, ainsi que sur leur compréhension des structures d’entreprise complexes.

Une mise en œuvre agile et progressive

Le projet a été divisé en deux phases: vente et chaîne d’approvisionnement et vente.

"Nos développeurs et ceux de braintec ont travaillé en étroite collaboration. Les expertises de chaque côté se sont parfaitement complétées”, se réjouit Darja.

Le projet a été mené de façon agile, avec des lancements progressifs sous forme de pilotes. Dès la première phase, certains produits tests ont été mis en ligne, testés dans des conditions réelles, ajustés et améliorés. "Cela nous a permis de corriger les erreurs tôt, de limiter les risques, d’améliorer rapidement les processus et de les affiner continuellement”, poursuit-elle.

Une solution sur mesure pour plus d’efficacité

braintec a digitalisé les processus clés de l’achat, la production, les stocks et les ventes dans Odoo. Un défi particulier a été l’intégration multi-entités et la gestion des flux internes entre filiales. Aujourd’hui, tous les processus sont connectés et fonctionnent ensemble.

Focus: la vente

Toutes les données clients sont centralisées dans Odoo, offrant une expérience client fluide et personnalisée. De la première prise de contact jusqu’au service après-vente, le parcours client est cohérent en boutique, en ligne et par correspondance.

Les campagnes marketing avec bons de réduction et promotions peuvent désormais être planifiées directement dans Odoo et transformées en actions ciblées.

Focus: la chaîne d’approvisionnement Chain

La gestion des produits crée les données de base, saisit et liste les nouveaux produits et entretient une structure de produits propre dans Odoo.

Via une interface avec le logiciel de planification de Grüne Erde, les commandes d’achat correspondantes sont pré-calculées auprès des fournisseurs puis transférées à Odoo. C’est ensuite dans Odoo que s’effectuent la validation finale ainsi que le processus de commande jusqu’à la livraison et le stockage dans l’entrepôt central.

L’expédition vers les clients finaux repose sur un système de routage complexe, tenant compte du type de produit, de l’adresse de livraison et de l’entrepôt concerné. Les livraisons s’effectuent via plusieurs prestataires postaux et sociétés de transport.

Une transformation digital collaborative

L’un des plus grands défis du projet a été de comprendre l’ensemble des processus et de maîtriser l’écosystème Odoo. "Au début, il n’était pas toujours évident de savoir où regarder ou comment les modules interagissaient. Mais grâce à la collaboration étroite et axée sur les solutions avec braintec, nous avons toujours trouvé le bon chemin”, explique Darja.

Même en pleine activité, la transition des commandes d’achat ainsi que la réorganisation des stocks se sont déroulées avec aisance. Sans perte de données. Sans interruption d’activité. La migration vers une nouvelle version d’Odoo s’est déroulée en plein milieu du projet.

"Nous sommes particulièrement fiers d’avoir réussi tout cela sans rupture – une vraie réussite collective", souligne Darja.

Gestionnaires de modules axés sur l'expérience utilisateur

Un facteur clé de réussite a été la mise en place de responsables de modules chez Grüne Erde. Ils jouent le rôle d’intermédiaires entre les départements, impulsent les évolutions et garantissent, grâce à des formations internes, un transfert de connaissances durable. Ces responsables forment leurs collègues tant dans leur domaine d’expertise que dans les domaines connexes.

“Notre objectif est de renforcer la compréhension globale des processus et de rendre l’utilisation d’Odoo intuitive et efficace pour tous. Les échanges réguliers avec les équipes nous permettent d’identifier tôt les opportunités d’amélioration et de les appliquer concrètement”, conclut Darja.

Une digitalisation qui porte ses fruits
L'introduction d'Odoo a permis à Grüne Erde de réaliser les améliorations suivantes:

• Unification du système informatique dans tous les secteurs du groupe.
• Une gestion transparente des stocks et en temps réel sur les stocks, les processus et la production, quel que soit le site.
• Moins de ruptures de flux et de travail manuel.
• Automatisation renforcée, tout en gardant une grande flexibilité pour les processus spécifiques.
  
  

Perspectives: Odoo évolue avec Grüne Erde

Grüne Erde et braintec travaillent actuellement à intégrer d’autres domaines dans Odoo – comme la saisie de commandes en magasin ou de nouveaux canaux de vente. Des tests pilotes sont également prévus pour optimiser encore davantage les processus de vente.

“La mise en place d’Odoo avec braintec n’est pas une fin, mais le début d’un partenariat à long terme. Nous disposons désormais d’une boîte à outils numérique qui évolue avec nous. Ayant découvert toutes les possibilités d’Odoo et la collaboration avec braintec, nous sommes motivés à continuer notre transformation digitale et à progresser sans cesse", conclut Darja.