Seit mehr als 180 Jahren prägt das Familienunternehmen Ellgass - Plastiline die Schweizer Strasseninfrastruktur. Mit über 100 Mitarbeitenden und einem breiten Sortiment an in der Schweiz hergestellten Qualitätsprodukten – von massgeschneiderten Markierungen über Signalisationen und Leitsysteme bis hin zu innovativen Verkehrslösungen – gestaltet Ellgass - Plastiline die Strassen, auf denen wir täglich fahren und gehen. Die Zahlen sprechen für sich: Jedes Jahr markieren ihre Experten über 1’000’000 Meter Strassenlinien, realisieren rund 2’000 Projekte und verarbeiten 200’000 Kilogramm Markierungsmaterial.

Ellgass - Plastiline verzeichnet ein konstantes und schnelles Wachstum. Dabei legt das Traditionsunternehmen besonders Wert auf ihre auf den Menschen ausgerichtete Kultur und innovative, qualitativ hochwertige Dienstleistungen und Produkte. "Um mit unserem Wachstum Schritt zu halten, brauchten wir ein robustes digitales Fundament. Unser Ziel war es, unsere Mitarbeitenden in ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen, die Zusammenarbeit zu verbessern und unsere internen Prozesse zu strukturieren, um eine solide Basis für die Zukunft zu schaffen", erklärt Philippe Decosterd, CEO von Ellgass - Plastiline.

Eine klare Vision für Software und Digitalisierungsspartner
"Wir haben Odoo 11 erstmals im Jahr 2020 implementiert und damit ein lokales ERP-System ersetzt, das unsere Anforderungen an mehr Flexibilität, Integration und Skalierbarkeit nicht mehr decken konnte", erinnert sich Philippe Decosterd.

Ellgass - Plastiline hatte eine klare Liste von Kriterien für das neue Unternehmens-ERP: einen Multi-Company-Ansatz, integrierte Module, die von der Buchhaltung über die Produktion, den Einkauf und das Lager bis hin zu CRM und HR reichen, sowie die Agilität, sich mit der Unternehmensstruktur weiterzuentwickeln.

Um die neuesten Funktionen zu nutzen und ihren Betrieb weiter zu optimieren, entschloss sich Ellgass - Plastiline für die Migration auf Odoo 17. Dabei war es entscheidend, den richtigen Odoo-Partner zu finden.

"Zuerst zögerten wir, weil braintec damals keine lokale Präsenz in der Westschweiz hatte", erinnert sich Philippe Decosterd. "Aber nachdem wir die Projektleiter von braintec, ihre Digitalisierungsexpertise und ihre Fähigkeit, die Technologie genau an unsere Bedürfnisse anzupassen, kennengelernt haben, wussten wir, dass braintec der perfekte Partner für uns ist. Auch die Unternehmensgrösse und die eigenen Entwickler gaben uns grosses Vertrauen. Inzwischen hat braintec ein Büro in Lausanne mit einem engagierten Team von französischsprachigen Odoo-Experten in der Westschweiz eröffnet", sagt er mit einem Lächeln.Decosterd, CEO von Ellgass - Plastiline.

Erfolgreiche Migration auf Odoo 17
Das Upgrade von Odoo 11 auf Odoo 17 umfasste, neben der Migration von Daten und Workflows, auch die Konsolidierung von unternehmensspezifischen Konfigurationen und die Umsetzung einer schlanken und skalierbaren IT-Architektur.

• Die Produktstammdaten wurden bereinigt, wobei bei den nicht-lagergeführten Artikeln eine verbesserte Datengenauigkeit und -zuverlässigkeit erreicht wurde.
• Alle Arbeitsabläufe und Module wurden sorgfältig auf GitHub dokumentiert, um Transparenz und eine einfache Wartung zu gewährleisten.

"Das Team von braintec hat uns bei jedem Schritt des Migrationsprozesses unterstützt, von der Planung und dem Testen bis hin zum Go-Live und zur Hypercare-Phase nach dem Go-Live», so Philippe Decosterd.

Optimierte Geschäftsprozesse dank Multi-Company-Ansatz
Das Ergebnis nach der Migration ist eine Odoo-Instanz mit Multi-Company-Funktionalität, die 15 Partnerfirmen, mehrere Lager, ein vollständiges Produktions-Setup und ein massgeschneidertes Provisionssystem für Vertriebsagenten und andere Partner unterstützt. Die Buchhaltung enthält mehrere Journale für jedes Unternehmen, was dem CFO einen vollständigen Überblick über die Finanzen jeder einzelnen Tochtergesellschaften ermöglicht.

Zentrale Auftragsverwaltung für mehr Effizienz

Ellgass - Plastiline steuert alle Aktivitäten ihrer Tochtergesellschaften, Partnerfirmen sowie die Lager zentral. Das führt zu komplexen Verkaufs- und Einkaufsprozessen wie bspw. interne Transaktionen zwischen den verschiedenen Unternehmen als ein typischer Aspekt einer dezentralen Unternehmensstruktur.

Ein Beispiel sind die Schilder, die nach dem Prinzip «make-to-order» produziert werden. Die Anfragen gehen zentral ein, während jede Tochtergesellschaft ihre eigenen Verkaufs- und Produktionsaufträge verwaltet. Mit Odoo agieren alle Unternehmen unter dem Dach von Ellgass - Plastiline und bleiben gleichzeitig flexibel und organisiert.

"Früher hat die Herstellung eines massgeschneiderten Signals 20 E-Mails und unzählige Telefonate ausgelöst. Heute ist alles, von den Kundeninformationen bis zu den technischen Spezifikationen, in Odoo zentralisiert", so der CEO.

Effiziente Lager- und Produktionsprozesse

Ellgass - Plastiline verwaltet mehr als ein Dutzend Lager. Jedes Lager folgt klar definierten Routen, um interne und externe Lieferanten zu bedienen.

Um die Lagerbestände auf dem richtigen Niveau zu halten, nutzt Ellgass - Plastiline die Wiederbestellregeln, die Odoo im Standard bietet. Sobald ein Artikel knapp wird, löst Odoo automatisch die passende Bestellung aus. So bleiben die Abläufe ohne Verzögerungen und laufen reibungslos.

Der Fertigungsprozess läuft strukturiert und zuverlässig. Zunächst werden alle für die Produktion benötigten Teile in Stücklisten (BOMs) in Odoo hinterlegt. Dann werden auf der Basis dieser Stücklisten Produktionsaufträge erstellt und die Produkte anschliessend von den Mitarbeitenden korrekt und termingerecht gefertigt.

Provisionsmanagement leicht gemacht

Die massgeschneiderte Provisionsfunktion von braintec hilft, die Verkaufsprovisionen effizient und transparent zu verwalten. "In der Verkaufsauftragszeile kann unser Team genau festlegen und nachverfolgen, welche Agenten Provisionen erhalten. Das Dashboard gibt uns jederzeit einen klaren Überblick, wer welche Aufträge bearbeitet und wie viel Provision im Laufe des Jahres zusammenkommt", erklärt Philippe Decosterd.

Präzises Zeitmanagement mit SwissTiming von braintec
Das Mitarbeitermanagement ist unkompliziert und effektiv. Standardprozesse wie Ferienanträge und Abwesenheitverwaltung laufen digital. Aufgaben, Genehmigungen und Verantwortlichkeiten können klar zugewiesen werden und sind jederzeit sichtbar.

SwissTiming by braintec erweitert die Standardfunktionen von Odoo um 

• die automatische Berechnung von Überstunden und Mehrstunden.
• die Erfassung von Sonderzeiten wie Sonntags- und Nachtschichten inkl. Validierung durch Vorgesetzte.
• die automatische Anpassung von Pausenzeiten. 

Für Ellgass entwickelte braintec zusätzliche Funktionen wie:

• Separate Erfassung von Samstagsarbeit im Timesheet.
• Umwandlung von Überstunden in Freizeitausgleichstage, basierend auf flexiblen Faktoren.

Vorreiter für digitalen Wandel und Wachstum

Die Digitalisierung hat vielen Mitarbeitenden eine wertvolle Gelegenheit geboten, Erfahrung mit digitalen Systemen zu sammeln. Der Wandel war nicht immer ganz einfach, doch mit der klaren Prozessdokumentation und Schulungen lief er erfolgreich und hat sich sehr gelohnt. "Unser Mitarbeitenden sehen jetzt, was mit Odoo alles möglich ist und erkennen die Chancen der Digitalisierung. Es ist auch ein Kulturwandel und ein sehr positiver", teilt Philippe Decosterd.

Als Nächstes ist die Einführung der Swissdec Premium Solution von braintec geplant. Die umfassende Lösung für die Lohnbuchhaltung erweitert die Odoo-Standardfunktionen um wesentliche Funktionen für eine effiziente und konforme Lohnverwaltung in der Schweiz.

Darüber hinaus testet Ellgass - Plastiline kontinuierlich neue Odoo-Module. "Immer wenn ich Zeit habe, probiere ich neue Odoo-Apps aus. Mit der Testplattform von braintec kann ich sicher experimentieren und Neues erkunden. Ich schätze die Flexibilität und die endlosen Möglichkeiten von Odoo sehr."

braintec, ein zuverlässiger Partner für die Zukunft

Was macht die Zusammenarbeit mit braintec aus? "Unser Projektmanager ist einfach grossartig. Er ist immer schnell, denkt mit, ist proaktiv und absolut zuverlässig. Als Sparringpartner mit einem umfangreichen Know-how in der digitalen Transformation unterstützt uns braintec dabei, unsere Prozesse neu zu denken und voranzukommen. Das ist es, was eine echte Partnerschaft ausmacht», so Philippe Decosterd.

Mit braintec als Partner und Odoo als ERP-System setzt Ellgass - Plastiline weiterhin Massstäbe und gestaltet die Zukunft der Strassenbeschilderung durch Innovation und starke Marktführerschaft.