Avec 100 collaborateurs, Ellgass - Plastiline SA propose une large gamme de produits de marquage, de signalisation, de construction métallique, de mobilier urbain et d’autres solutions sur mesure fabriquées en Suisse. Depuis plus de 180 ans, l’entreprise familiale marque de son empreinte visible et durable l’infrastructure routière suisse, façonnant les rues que nous traversons chaque jour en voiture ou à pied. Des marquages routiers à la signalisation routière, chaque année, ses experts marquent plus d’1 000 000 de mètres de lignes, réalisent environ 3’500 projets et traitent 200’000 kilogrammes de matériaux de marquage.

Ellgass - Plastiline connaît une croissance rapide tout en conservant sa culture familiale axée sur l'humain et en fournissant des services et produits innovants et de haute qualité. «Pour suivre notre croissance, nous avions besoin d’une infrastructure numérique robuste. Notre objectif était de faciliter le travail quotidien de nos employés, d’améliorer la collaboration et de structurer nos processus internes afin de construire une base solide pour l’avenir», explique Philippe Decosterd, CEO d’Ellgass - Plastiline.

Une vision claire pour le logiciel et le partenaire
«Nous avons d’abord mis en place Odoo 11 en 2020, en remplaçant un ERP local qui ne répondait plus à nos besoins en termes de flexibilité et de processus intégrés et évolutifs», raconte Philippe Decosterd.

Ellgass - Plastiline avait établi une liste claire de critères pour le nouvel ERP: une approche multi-entreprises, des modules intégrés couvrant la comptabilité, la production, les achats, le stock, la gestion de la relation client (CRM) et les ressources humaines (RH), ainsi qu’une agilité permettant de suivre l’évolution de l'entreprise.

Pour bénéficier des dernières fonctionnalités et améliorer encore ses opérations, Ellgass a décidé de migrer vers Odoo 17. Trouver le bon partenaire Odoo pour cette mission était essentiel.

«Nous avons hésité au départ car braintec n’avait pas de présence locale en Suisse romande», se rappelle Philippe Decosterd. «Mais après avoir rencontré les chefs de projet et constaté leur expertise en digitalisation et leur capacité à aligner parfaitement la technologie à nos besoins, nous avons su que braintec était le partenaire idéal pour nous. La taille d’entreprise et leurs développeurs internes nous ont aussi donné une grande confiance. Depuis, braintec s’est agrandi et a ouvert un bureau à Lausanne avec une équipe dédiée de professionnels francophones en Suisse romande», ajoute-t-il avec un sourire.

Migration réussie vers Odoo 17
La mise à niveau d'Odoo 11 vers Odoo 17 a inclus, outre la migration des données et des flux de travail, la consolidation des configurations spécifiques et la mise en place d'une architecture informatique agile et évolutive.

• Les données de base des produits ont été nettoyées, ce qui a permis d'atteindre une meilleure précision et fiabilité des données pour les articles non stockés.
• Tous les flux de travail et modules ont été méticuleusement documentés et structurés dans GitHub pour garantir la transparence et une maintenance facile.

«L’équipe de braintec nous a accompagnés à chaque étape du processus de migration, de la planification et des tests jusqu’au go-live et à l’hypercare après mise en production», souligne Philippe Decosterd.

Processus de gestion optimisés grâce à une approche multi-entreprises
Le résultat après la migration est une instance Odoo multi-entreprises couvrant 15 sociétés partenaires, plusieurs entrepôts, une configuration complète de production et un système de commissions sur mesure pour les agents commerciaux et partenaires. La comptabilité comprend plusieurs journaux pour chaque société, offrant au directeur financier une vue complète des finances de chaque entité.

Gestion centralisée des commandes pour plus d'efficacité

Ellgass - Plastiline gère de manière centralisée toutes les activités de ses filiales, de ses entreprises partenaires et de ses entrepôts. Cela génère des processus de vente et d'achat complexes, tels que les transactions internes entre les différentes entreprises, qui sont un aspect typique d'une structure d'entreprise décentralisée.

Un exemple est les panneaux qui sont produits selon le principe «make-to-order». Les demandes arrivent de manière centralisée, tandis que chaque filiale gère ses propres ventes et ordres de production. Avec Odoo, toutes les entreprises agissent sous la bannière d'Ellgass - Plastiline tout en restant flexibles et organisées.

«Avant, créer un panneau sur mesure pouvait générer 20 e-mails et d’innombrables coups de téléphone. Aujourd’hui, toutes les informations, du client aux spécifications techniques, sont centralisées dans Odoo», constate le CEO.

Stockage et production en parfaite harmonie

Ellgass - Plastiline gère plus d’une douzaine d’entrepôts. Chaque entrepôt suit des circuits clairement définis pour traiter les fournisseurs internes comme externes.

Pour maintenir les niveaux de stock appropriés, Ellgass - Plastiline utilise les règles de réapprovisionnement standard d'Odoo. Dès qu'un article devient rare, Odoo déclenche automatiquement la commande appropriée. Ainsi, les processus restent sans retard et fonctionnent sans accroc.

Le processus de production est simple et précis: toutes les pièces nécessaires sont listées dans des nomenclatures (BOM) dans Odoo, puis les ordres de production sont créés sur cette base et exécutés correctement dans les délais.

Gestion simplifiée des commissions

Une fonctionnalité personnalisée développée par braintec permet de gérer efficacement les commissions. «Dans la ligne de commande, notre équipe peut précisément déterminer et suivre quels agents reçoivent des commissions. Le tableau de bord nous donne à tout moment une vue claire de qui traite quelles commandes et combien de commissions s'accumulent au cours de l'année», explique Philippe Decosterd.

Gestion du temps précise avec Swiss Timing by braintec
La gestion des employés est désormais simple et efficace, couvrant les processus standards comme les demandes de congés et le suivi des vacances. Les tâches, validations et responsabilités sont clairement assignées et visibles.

SwissTiming par braintec enrichit les fonctionnalités standard d'Odoo avec 

• le calcul automatique des heures supplémentaires et des heures additionnelles.
• le suivi des présences spéciales comme le travail du dimanche ou de nuit inclus validation par les supérieurs.
• l'ajustement automatique des temps de pause. 

Pour Ellgass, braintec a développé des fonctionnalités supplémentaires, telles que:

• le travail effectué le samedi est suivi séparément dans les rapports de temps.
• la conversion des heures supplémentaires en jours de congé compensatoires, selon des règles flexibles.

Pionnier de la transformation digitale et de la croissance

La digitalisation a offert à de nombreux employés une précieuse opportunité d'acquérir de l'expérience avec des systèmes numériques. Le changement n'a pas toujours été facile, mais grâce à une documentation claire des processus et à des formations, la transition a été réussie et enrichissante. "Nos employés voient maintenant ce qui est possible avec Odoo et reconnaissent les opportunités de la numérisation. C'est aussi un changement culturel et très positif", partage Philippe Decosterd.

La prochaine étape sera l’introduction de la Swissdec Premium Solution par braintec. Cette solution complète étend les fonctionnalités standard de la paie Swissdec d’Odoo avec des outils essentiels pour une gestion salariale efficace et conforme en Suisse.

De plus, Ellgass - Plastiline teste en continu de nouveaux modules Odoo. «Dès que j’ai un moment, j’essaie de nouvelles applications Odoo. Avec la plateforme de test de braintec, je peux explorer et expérimenter en toute sécurité. J’aime vraiment la flexibilité et les possibilités infinies d’Odoo.»

braintec, un partenaire de confiance pour la route à venir

Qu’est-ce qui ressort le plus dans la collaboration avec braintec? «Notre chef de projet est incroyable. Toujours rapide, toujours à notre écoute, proactif et totalement fiable. En tant que partenaire sparring avec une vaste expertise dans la transformation numérique, braintec nous aide à repenser nos processus et à avancer. C'est cela qui définit un véritable partenariat", déclare Philippe Decosterd.

Avec braintec comme partenaire et Odoo comme système ERP, Ellgass - Plastiline continue de définir les standards et de façonner l’avenir de la signalisation routière grâce à l’innovation et à son leadership fort sur le marché.