Dieses Interview ist in der Ausgabe 24-3, Seite 21 von topsoft, dem Schweizer Fachmagazin für Digitales Business, erschienen: https://issuu.com/topsoft/docs/topsoft_magazin-24-3
Was für Vorteile bringt eine Swissdec-zertifizierte Software für Schweizer Unternehmen?
Eine Swissdec-zertifizierte Software senkt den Personal-, Verwaltungs- und Zeitaufwand signifikant. Die Standardisierung bringt Einheitlichkeit, Qualität und hilft HR-Verantwortlichen, die gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen einzuhalten.
Wie zeigt sich der Nutzen in der Praxis?
Eine Swissdec-zertifizierte Software kalkuliert zum Beispiel präzise alle Sozialversicherungen, den Nettolohnausgleich und die Quellensteuer. Für Unternehmen mit Mitarbeitenden aus verschiedenen Kantonen oder dem Ausland ermittelt das Programm automatisch die hinterlegten Verrechnungssätze und erstellt Grenzgängerberichte.
Alle Lohndaten müssen nur einmal erfasst werden. Das beschleunigt den ganzen Deklarationsprozess. Die manuelle Datenaufbereitung mittels Papier- oder Webformularen erübrigt sich. Die Kommunikation zwischen Unternehmen und Behörden erfolgt mit nur einem Klick direkt aus der Software.
Wie funktioniert die Deklaration der Lohndaten?
Das Lohnprogramm stellt die Daten automatisch zusammen. Dies minimiert den Prüfaufwand und verhindert Fehlberechnungen. Die gesetzlichen und regulatorischen Bedingungen werden eingehalten und zeitintensive Korrekturen sind passé.
Wie sicher ist die Übermittlung der Daten?
Der Datenschutz ist bei einer Swissdec-zertifizierten Software maximal gewährleistet. Die Lohndaten werden per verschlüsselter XML-Datei sicher an über 190 Empfänger wie Steuerämter, Ausgleichskassen, Versicherungen und Behörden in der ganzen Schweiz gesendet. Die Daten werden nur an autorisierte Empfänger übertragen und das Unternehmen entscheidet selbst, wer die Informationen erhält.
Was ist bei der Auswahl einer Swissdec-zertifizierten Software zu beachten?
Das Lohnprogramm sollte alle betrieblichen und spezifischen Anforderungen sowie die Grösse und Branche des Unternehmens berücksichtigen. Wir empfehlen, auf eine Software zu setzen, die alle Lohn-, Personal- und Bewerberprozesse nahtlos miteinander verbindet. Ein integriertes ERP Enterprise Resource Planning-System sorgt für Transparenz und bündelt alle relevanten Informationen in Echtzeit an einem Ort. So müssen die HR-Verantwortlichen die Daten nur einmal pflegen.
Wichtig ist auch, dass die Zugriffsmöglichkeiten für das HR-Team, die Finanzverantwortlichen, Treuhänder und schliesslich auch für die Mitarbeitenden des Unternehmens gegeben und klar geregelt sind. Die Benutzeroberfläche muss intuitiv gestaltet und einfach in der Anwendung sein.
Welche Vorbereitungen müssen für die Implementierung getroffen werden?
Eine gründliche Analyse der Lohnprozesse sowie der bestehenden Datenstruktur und des Datenbestands sind entscheidend. Eine moderne ERP-Software bietet die Möglichkeit, dieses Wissen direkt im System bzw. online zu hinterlegen.
Welche Herausforderungen können bei der Implementierung auftreten?
Ein Upgrade auf den Schweizer Lohnstandard kann komplex und aufwändig sein, weil immer auch die vor- und nachgelagerten Arbeitsabläufe überprüft und angepasst werden müssen. Auch die technischen Voraussetzungen und die im Projekt involvierten Personen tragen zu einer erfolgreichen Implementierung bei. Gefragt sind Know-how, Planung und Engagement.
Wie lange dauert die Umstellung auf das einheitliche Lohnmeldeverfahren ELM?
Je nach Grösse des Unternehmens ist eine Umstellung innerhalb von wenigen Tagen möglich. Der Wechsel kann jederzeit erfolgen, wobei es üblich ist, dies zu Beginn des Jahres zu tun. Eine rückwirkende Migration ist ebenfalls machbar.
Abschliessend, welche Bedeutung hat Swissdec für die digitale Transformation von Unternehmen?
Swissdec standardisiert mit dem Personalwesen einen sehr wichtigen Unternehmensbereich. Mit einer Swissdec-zertifizierten Software rüsten Schweizer Unternehmen ihre Lohnbuchhaltung nicht nur für aktuelle Anforderungen, sondern sie profitieren auch von einer laufenden Anpassung an die gesetzlichen Vorgaben.
Unsere Erfahrung zeigt, dass die Implementierung einer Swissdec-zertifizierten Lohnsoftware eine ausgezeichnete Grundlage ist, um die digitale Transformation im Unternehmen anzustossen.
Swissdec-zertifizierte Lohnbuchhaltung für Odoo
braintec hat 2013 die Swissdec-Zertifizierung für die Odoo Business Software in der Schweiz initiiert und seither technisch und fachlich massgeblich vorangetrieben.
Eine Swissdec-zertifizierte Lohnbuchhaltung erfüllt sämtliche gesetzlichen Standards für die elektronische Übermittlung der Lohndaten an diverse Sozialversicherungen und Behörden in der Schweiz dank dem Einheitlichen Lohnmeldeverfahren (ELM).