​Objectif

L'objectif principal de Kindschi était de numériser tous ses processus commerciaux et ainsi

• intégrer tous les processus dans un système unique 
• rendre les données disponibles en quelques clics
• débarasser d'une grande quantité de papier
• obtenir de la transparence et de l'uniformité

En outre, Kindschi souhaitait améliorer l'efficacité et

• fermer les brèches et les ruptures entre les différents systèmes
• remplacer Excel et Word
• établir des flux de travail harmonieux
• donner à ses employés une plateforme leur permettant de réaliser leur travail plus facilement et plus rapidement

En tant qu'entreprise de l'industrie de l'alcool, un objectif particulièrement important était de satisfaire aux exigences réglementaires telles que

• fournir des rapports conformément à la loi sur l'alcool et à des fins juridiques
• la configuration flexible de rapports conformes à la loi

​Avant-projet

Au cours de plusieurs ateliers, les experts Odoo de braintec ont travaillé avec le directeur général et les responsables des différents secteurs pour identifier précisément les besoins de Kindschi. Un backlog avec les priorités et le plan pour la mise en œuvre des différentes tâches jusqu'à l'implémentation complète d'Odoo ont été établis à cette occasion.

​Intégration des processus

L'intégration des processus a été la partie la plus complexe et coûteuse en temps de toute l'implémentation. Il a nécessité une planification, une configuration et une phase de test minutieuses. 

Les différents processus opérationnels ont été mappés dans Odoo en trois phases par les experts de braintec. Pour assurer une transition fluide, des interfaces avec des systèmes tiers ont également été intégrées et connectées. Les employés de Kindschi ont pu commencer à travailler avec Odoo dès la mise en œuvre de la première phase. Ils se sont ainsi habitués progressivement et rapidement au nouveau système. L'ERP Odoo les a convaincus dès le départ, ce qui a facilité la poursuite du déploiement.

​Rapports légaux

En Suisse, les producteurs et les commerçants de produits alcoolisés sont tenus de déclarer précisément et en détail leurs mouvements de marchandises à partir d'une certaine concentration d'alcool respectivement d'un certain pourcentage de volume. La déclaration se réfère à l'alcool pur resp. à l'alcool concentré à 100 %.

Pour répondre à ces exigences légales, braintec a développé une solution spécifique à l'industrie qui permet la création flexible des rapports nécessaires. Cette solution capture les mouvements de stocks, basés sur leur lieu d'origine et de destination ainsi que sur le processus de traitement pour les différentes étapes de fabrication.

Pendant le processus de déclaration mensuelle, le fichier pour le rapport peut être généré plusieurs fois. Lorsque le rapport final est prêt, les valeurs sont bloquées pour garantir la continuité dans les rapports et assurer la conformité aux exigences réglementaires.

​Finances et Salaires

La comptabilité financière de Kindschi a été numérisée dans Odoo Accounting. Parallèlement, la comptabilité des salaires certifiée Swissdec fournie par braintec a été intégrée directement dans la comptabilité financière. 

Grâce à la solution salariale avec la procédure unifiée de déclaration des salaires (ELM) et la saisie automatique du temps de travail conformément à la législation suisse, Kindschi gère ses processus de personnel et de salaires de manière simple et entièrement numérique.

Plus d'informations sur la comptabilité salariale certifiée Swissdec

POS et Vente

Kindschi utilise différents canaux de distribution pour vendre ses prestigieux produits:

En magasin: Kindschi operates its own Kindschi exploite sa propre boutique. Odoo POS a été implémenté pour réduire les interfaces dans tout le processus de vente et pour effectuer les transactions efficacement.

En gros: la PME est un fournisseur préféré des supermarchés nationaux et locaux ainsi que des restaurants et des bars. Afin que le personnel de vente puisse répondre de manière flexible aux besoins individuels des clients de l'entreprise, Odoo Vente a été introduit. Les représentants commerciaux créent désormais des offres et des commandes de vente directement chez les clients sur leurs appareils mobiles.

eCommerce: Sur kindschi.ch, les clients peuvent acheter les spécialités alcoolisées en ligne. Le site Web Odoo avec la boutique en ligne Odoo est conçu à la fois pour les particuliers (B2C) et pour les clients commerciaux. Les clients B2B ont accès à leur catalogue complet de produits, comprenant les prix individuels.

Magasin et Production

La gestion des stocks, le processus de production ainsi que l'exploitation du propre point de vente de produits alcoolisés exigent le suivi de directives réglementaires strictes. Kindschi gère en outre plusieurs entrepôts, dont l'un est situé directement au sein de la production. Un autre entrepôt externe se trouve à près des nœuds de transport principaux et est géré par un fournisseur tiers.

Pour une gestion des stocks efficace et clairement structurée, les puissantes applications Odoo, Odoo Inventaire et Odoo Fabrication, ainsi qu'un connecteur EDI ont été implémentés. 

• Pour garantir un flux de communication transparent et conforme à la loi, l'échange de documents de livraison et de paiement dans l'entrepôt externe a été organisé via un connecteur EDI sur un serveur SFTP. L'interface EDI permet la réception, le traitement et l'envoi de documents commerciaux au format EDI standardisé (Échange de Données Informatisé).
• Avant l'introduction d'Odoo, les stocks devaient être comparés chaque nuit avec différents systèmes pour suivre les entrées et les sorties. Avec Odoo Inventaire, la comparaison se fait automatiquement et en temps réel.
• Dans le processus de fabrication, Kindschi utilise les fonctionnalités standard d'Odoo telles que les nomenclatures et les ordres de fabrication. Pour la PME, les types d'opérations sont particulièrement pertinents pour suivre les différentes mouvements de stockage et de les déclarer aux autorités.

​Achats et Administration

Les demandes concernant les différents produits et les commandes d'achat sont traitées dans le back-office de Kindschi. Avec l'introduction d'Odoo, les flux de travail dans le processus de création de valeur ont été reliés sans problème et les collaborateurs ont accès à toutes les informations pertinentes dans l'instant. 

Cela s'applique également aux processus financiers : toutes les transactions sont directement transférées dans les livres financiers et peuvent être facilement échangées avec la holding Marussia Beverages Group, à laquelle Kindschi appartient. Grâce à cette automatisation, le personnel administratif de Kindschi gagne beaucoup de temps et achève son travail en quelques clics.