The Royal Cigar Company

Kontakte und Stammdaten

Die Kontaktverwaltung erfolgt grösstenteils im Odoo-Standard. Eine Erweiterung erlaubt es, pro Kunde den bevorzugten Versandweg für Rechnungen (E-Mail, Post oder beide) als Standardwert zu hinterlegen. Die Produktkategorien wurden um zollrelevante Standardwerte sowie um eine Sortierreihenfolge ergänzt, damit Lagermitarbeitende beim Picking effizienter arbeiten können.

Einkauf und Zollabwicklung

Zigarren sind ein sensibles Produkt und müssen bei 72 Prozent Luftfeuchtigkeit und kontrollierter Temperatur gelagert werden. Aus diesem Grund darf TRCC die Ware bereits vor der eigentlichen Zollabfertigung importieren. Die Verzollung erfolgt erst im Verlauf des Lagerprozesses.

Dazu wurde das Lager in zwei Bereiche gegliedert: einen für noch nicht verzollte Ware und einen für verkaufsfertige Produkte. Beim Eingang unverzollter Ware erhält jedes Produkt automatisch eine eindeutige Kennung, die die Kommunikation mit den Zollbehörden vereinfacht. Die zollrelevanten Angaben zur Lieferung werden einmalig erfasst und durchgängig mitgeführt, sodass die Ware jederzeit lückenlos rückverfolgbar bleibt. Gleichzeitig wird automatisch ein Etikett gedruckt, dessen Format auf einen sparsamen Materialverbrauch ausgelegt ist.

Die eigentliche Zollabfertigung erfolgt beim internen Transfer der Ware vom unverzollten in den verkaufsfertigen Bereich. Dabei werden die Produkte verzollt, erhalten anstelle der bisherigen Kennung eine unternehmenseigene Seriennummer und werden mit dem Verkaufsetikett versehen. Für die Abstimmung mit dem Logistikpartner, der die Zollabwicklung übernimmt, wird ein eigener Verzollungsauftrag erstellt. Die Bestätigung der Zollbehörde wird anschliessend im System hinterlegt und dient als Nachweis der erfolgten Verzollung.

Lager und Inventar

Damit die Kennungen aus dem unverzollten Bereich den Verkaufsprozess nicht belasten, wurde das Odoo-System so erweitert, dass sie beim Übertritt in den verkaufsfertigen Bereich gezielt entfernt werden können. Dies lässt sich pro Lagerort einstellen. Ergänzend zeigt die Bestandsübersicht bereits beim Erfassen einer Bestellung, wie sich der Bestand auf die verschiedenen Lagerorte verteilt.

Seriennummern und Etiketten

Für die Rückverfolgung im Reklamationsfall wurde eine unternehmenseigene Seriennummer eingeführt. Wird eine Kiste zurückgegeben, lässt sich anhand der Seriennummer auf dem Etikett prüfen, an welchen Kunden sie ursprünglich geliefert wurde. Da die Kennung aus dem Wareneingang Teil der Seriennummer ist, bleibt auch die Rückverfolgung bis zum Lieferanten möglich.

Das zugehörige Verkaufsetikett wurde individuell gestaltet und enthält neben Produktbezeichnung, Artikelnummer, Preis und Barcode einen QR-Code mit der Seriennummer. Etiketten lassen sich direkt bei der Lagerbewegung oder bei Bedarf separat drucken.

Direktverkauf

Der Direktverkauf erfolgt klassisch per Telefon oder E-Mail. Die Verkaufsmitarbeitenden erfassen die Bestellungen direkt in Odoo. Für die Preisfindung kommt die Standardfunktion für Preislisten zum Einsatz, mit der sich auch mehrstufige, voneinander abhängige Preisstrukturen abbilden lassen.

Webshop und E-Commerce

Ein Grossteil der Kunden bestellt über den Webshop, der nur auf Einladung zugänglich ist. Damit sich die Kunden im neuen Shop sofort zurechtfinden, wurde er mit ausgewählten Erweiterungen eng an das gewohnte Einkaufserlebnis angelehnt und an die Anforderungen des Projekts angepasst.

Die Produktdetailseite wurde vollständig überarbeitet: Alle Varianten erscheinen in einer übersichtlichen Tabelle, die auch auf mobilen Geräten gut lesbar ist. Produktspezifische Merkmale wie Herkunftsland, Stärke oder Aroma werden direkt angezeigt, sind anklickbar und dienen zugleich als Filter für das gesamte Sortiment.

Bezahlt wird auf Rechnung. Webshop-Bestellungen werden vor der Freigabe manuell geprüft, und der Odooo-Webshop zeigt ausschliesslich die tatsächlich verkaufbaren Bestände. Einzelne Varianten lassen sich im Webshop ausblenden, wenn sie nur im Direktvertrieb erhältlich sein sollen.

Kunden mit überfälligen Rechnungen können für weitere Bestellungen gesperrt werden. Die Sperre greift nicht nur intern, sondern auch im Webshop, wo der Kunde einen entsprechenden Hinweis erhält. Suchmaschinenfreundliche Produkt-URLs runden den Auftritt ab.

Events

TRCC ist regelmässig auf Events vertreten, die meist von Kunden organisiert werden. Auch dieser Vertriebskanal ist im System abgebildet: Im Vorfeld werden die mitzunehmenden Mengen über einen Verkaufsauftrag reserviert, nach dem Event wird der Auftrag mit den tatsächlich verkauften Mengen abgeschlossen. Verkostete Muster werden separat ausgebucht.

Picking, Verpackung und Versand

Im Lager wird mit mobilen Barcode-Scannern gearbeitet. Zusätzliche Warnhinweise verhindern, dass versehentlich zu hohe Mengen erfasst werden.

Für die Verpackung wurde eine bewusst schlanke Lösung umgesetzt: Pro Lieferung lassen sich ein oder mehrere Pakete erstellen und das Gesamtgewicht direkt erfassen, am Arbeitsplatz ebenso wie auf dem Scanner. Der Versanddienstleister kann bis zuletzt gewechselt werden.

Versendet wird über zwei Paketdienstleister sowie per persönlicher Auslieferung oder Selbstabholung. Die Paketdienstleister sind über bestehende Schnittstellen angebunden. Wo nötig, wurden diese erweitert, etwa damit mehrere Lieferaufträge ein gemeinsames Versandetikett erhalten.

Buchhaltung

Die Buchhaltung läuft grösstenteils im Standard. Die Finanzen werden intern geführt. Punktuell wird auch ein Treuhänder beigezogen.

Projektmanagement und Druckinfrastruktur

Die Projektverwaltung des Systems wurde bereits während der Einführung produktiv genutzt, zunächst für die Projektplanung und seit dem Go-Live auch für den laufenden Betrieb. Sämtliche Etiketten- und Belegdrucker werden über einen zentralen Druckserver verwaltet.