La Royal Cigar Company
La Royal Cigar Company AG est une entreprise suisse leader, spécialisée dans l'importation et le commerce de cigares premium et de boutique. L'entreprise fournit depuis 2001 le commerce spécialisé suisse des cigares avec des produits de haute qualité. Un vaste entrepôt externe avec un département logistique intégré assure la livraison rapide et fiable des commandes via des prestataires de services d'expédition.
C'est braintec qui l'a mis en œuvre
braintec a numérisé de manière globale les processus commerciaux centraux de La Royal Cigar Company dans Odoo. De l'achat à la gestion douanière, à la logistique d'entrepôt et à la vente jusqu'à la comptabilité, tous les processus sont parfaitement interconnectés. Une attention particulière a été portée aux exigences spécifiques à l'industrie concernant l'entrepôt de marchandises en douane et hors douane.
Contacts et données de base
La gestion des contacts se fait principalement selon les standards d'Odoo. Une extension permet de définir pour chaque client le mode d'expédition préféré pour les factures (e-mail, courrier ou les deux) comme valeur par défaut. Les catégories de produits ont été complétées par des valeurs standard pertinentes pour la douane ainsi qu'un ordre de tri, afin que les employés de l'entrepôt puissent travailler plus efficacement lors de la préparation des commandes.
Achats et gestion douanière
Les cigares sont un produit sensible et doivent être stockés à 72 % d'humidité et à température contrôlée. Pour cette raison, TRCC peut importer les marchandises avant le dédouanement effectif. Le dédouanement n'a lieu qu'au cours du processus d'entreposage.
Pour cela, l'entrepôt a été divisé en deux zones : une pour les marchandises non dédouanées et une pour les produits prêts à la vente. À l'entrée des marchandises non dédouanées, chaque produit reçoit automatiquement une identification unique, ce qui simplifie la communication avec les autorités douanières. Les informations douanières relatives à la livraison sont enregistrées une fois et sont continuellement suivies, de sorte que les marchandises restent toujours traçables sans interruption. En même temps, une étiquette est automatiquement imprimée, dont le format est conçu pour une consommation de matériel économe.
Le dédouanement proprement dit a lieu lors du transfert interne des marchandises de la zone non dédouanée vers la zone prête à la vente. Les produits sont alors dédouanés, reçoivent une numéro de série propre à l'entreprise à la place de l'identification précédente et sont dotés de l'étiquette de vente. Pour la coordination avec le partenaire logistique qui s'occupe du dédouanement, un ordre de dédouanement spécifique est créé. La confirmation de l'autorité douanière est ensuite enregistrée dans le système et sert de preuve du dédouanement effectué.
Entrepôt et Inventaire
Pour que les identifications de la zone non dédouanée ne pèsent pas sur le processus de vente, le système Odoo a été étendu de manière à ce qu'elles puissent être supprimées de manière ciblée lors du passage à la zone prête à la vente. Cela peut être configuré par emplacement d'entrepôt. De plus, l'aperçu des stocks montre déjà lors de la saisie d'une commande comment le stock est réparti sur les différents emplacements d'entrepôt.
Numéros de série et Étiquettes
Pour le suivi en cas de réclamation, un numéro de série propre à l'entreprise a été introduit. Lorsqu'une caisse est retournée, il est possible de vérifier, à l'aide du numéro de série sur l'étiquette, à quel client elle a été initialement livrée. Comme l'identifiant provenant de la réception des marchandises fait partie du numéro de série, le suivi jusqu'au fournisseur reste également possible.
L'étiquette de vente associée a été conçue de manière individuelle et contient, en plus de la désignation du produit, du numéro d'article, du prix et du code-barres, un code QR avec le numéro de série. Les étiquettes peuvent être imprimées directement lors du mouvement de stock ou séparément si nécessaire.
Vente directe
La vente directe se fait de manière classique par téléphone ou e-mail. Les collaborateurs des ventes saisissent les commandes directement dans Odoo. Pour la détermination des prix, la fonction standard pour les listes de prix est utilisée, permettant également de représenter des structures de prix à plusieurs niveaux, interdépendantes.
Boutique en ligne et E-Commerce
Une grande partie des clients commande via la boutique en ligne, qui n'est accessible que sur invitation. Afin que les clients puissent se repérer immédiatement dans la nouvelle boutique, celle-ci a été étroitement adaptée à l'expérience d'achat habituelle avec des extensions sélectionnées et aux exigences du projet.
La page de détails du produit a été entièrement révisée : toutes les variantes apparaissent dans un tableau clair, qui est également bien lisible sur les appareils mobiles. Les caractéristiques spécifiques au produit telles que le pays d'origine, la force ou l'arôme sont affichées directement, cliquables et servent également de filtre pour l'ensemble de la gamme.
Le paiement se fait sur facture. Les commandes du webshop sont vérifiées manuellement avant validation, et le webshop Odooo affiche uniquement les stocks réellement disponibles à la vente. Certaines variantes peuvent être masquées dans le webshop si elles ne doivent être disponibles que par vente directe.
Les clients avec des factures impayées peuvent être bloqués pour de nouvelles commandes. Le blocage s'applique non seulement en interne, mais aussi dans le webshop, où le client reçoit un message approprié. Des URL de produits optimisées pour les moteurs de recherche complètent la présentation.
Événements
TRCC est régulièrement présent à des événements, généralement organisés par des clients. Ce canal de distribution est également représenté dans le système : au préalable, les quantités à emporter sont réservées via un bon de commande, et après l'événement, la commande est finalisée avec les quantités réellement vendues. Les échantillons dégustés sont sortis séparément.
Préparation, emballage et expédition
Dans l'entrepôt, des scanners de codes-barres mobiles sont utilisés. Des avertissements supplémentaires empêchent l'enregistrement accidentel de quantités trop élevées.
Pour l'emballage, une solution délibérément épurée a été mise en place : pour chaque livraison, un ou plusieurs colis peuvent être créés et le poids total enregistré directement, tant au poste de travail que sur le scanner. Le prestataire de services d'expédition peut être changé jusqu'à la dernière minute.
Les envois se font via deux prestataires de services de colis ainsi que par livraison personnelle ou retrait. Les prestataires de services de colis sont connectés via des interfaces existantes. Si nécessaire, celles-ci ont été étendues, par exemple pour que plusieurs commandes de livraison reçoivent une étiquette d'expédition commune.
Comptabilité
La comptabilité fonctionne principalement selon les normes. Les finances sont gérées en interne. Parfois, un fiduciaire est également impliqué.
Gestion de projet et infrastructure d'impression
La gestion de projet du système a déjà été utilisée de manière productive lors de l'introduction, d'abord pour la planification de projet et depuis le Go-Live également pour l'exploitation en cours. Tous les imprimantes d'étiquettes et de documents sont gérées via un serveur d'impression central.
Après la phase d'implémentation, la transition fin 2024 et une phase d'accompagnement d'un mois, TRCC travaille de manière productive avec Odoo depuis le début de l'année 2025. Grâce à la solution intégrée, The Royal Cigar Company dispose d'une chaîne de valeur entièrement numérisée, répondant aux exigences particulières du commerce des cigares, depuis l'entrée des marchandises non dédouanées jusqu'à la douane et la livraison au commerce spécialisé.